📋 Учёт работ и заявок (CRM)

Где админка

• У руководителя — «⚙️ Управление ботом» → Админ-панель.
• Разделы учёта работ: 📊 Сводка работ, 🧾 Все заявки, 👥 Сотрудники, 🏗 Бригады, 📦 Склад и ⚙️ Настройки учёта.

Иерархия и бригады

• Руководитель → мастер → бригадир → работник. Мастеров подключает руководитель, бригадиров и водителей — мастер, работников — их бригадир.
• 🏗 Бригады — список бригад: название, участок, бригадир, код бригады и состав. Бригад может быть несколько, у каждой свой бригадир.
• Кладовщика назначает руководитель — отдельным сотрудником или мастером конкретной бригады (роли совмещаются, например «мастер+склад»).
• Каждое подключение и отключение попадает в журнал: видно, кто и когда дал доступ.

Делегированное подключение

Комплектовка и выдача бригадиру

Сводка работ

Сотрудники и роли

Склад: позиции, приход, минимум

Согласование заявок

Выдача, закупка, получение

Просрочки и «на руках»

Ежедневная сводка

Настройки учёта

Задание и обеспеченность к дате

• Мастер ставит задание: работы, объект, дата старта, бригада — «🏗 Задания» → «➕ Новое задание».
• Бригадир подаёт заявку по заданию со сроком «к дате»; она уходит завхозу сразу, без согласования.
• Завхоз проверяет наличие по каждой позиции: 🟢 есть / 🟡 частично / 🔴 нет, и сводит дефицит в «🛒 Что заказать».
• Лестница заказа: мастер → снабженец через 30 рабочих минут → руководитель через 120 (таймеры настраиваются в «⚙️ Настройки учёта»).
• «✅ Готовность к дате» — что готово, чего не хватает и где риск простоя бригады.
• Задание раздаёт бригадир («📣 Раздать бригаде»): работники получают работы, срок, напутствия и вложения и отвечают «✅ Принял» или вопросом.
• Срок раздачи — 18:00 накануне старта; за 30 минут бот напомнит, а после срока подключит мастера и руководителя (настройка «⏱ Эскалация выше (мин)», по умолчанию 120 минут).
• Рабочее окно (08:00–18:00, будни): оповещения, предупреждения и напоминания приходят только в него, остальное ждёт в очереди до начала дня.

Рейсы и склад на объекте

• «🚚 Рейсы» — завхоз или мастер собирает рейс из готовых заявок и назначает водителя; в меню виден счётчик открытых рейсов.
• Водитель ведёт «✅ Принял груз» → «🚗 В пути» → «🏁 Привёз, сдал»; рейс ведёт только назначенный водитель.
• Приёмка: бригадир получателя (или мастер с завхозом) нажимает «📥 Принял рейс» — позиции уходят на объектный склад, связанные заявки получают статус «получено». «⚠️ Расхождение» уходит бригадиру, мастеру и завхозу.
• «📦 Склад на объекте» — отдельный остаток по каждому заданию: завезено / израсходовано / остаток с отметкой 🟢 🟡 🔴, как на центральном складе.
• Завоз, расход и возврат отмечает завхоз, мастер или бригадир: «📥 Завезти» списывает с центрального склада, «📤 Израсходовать» уводит в работу, «↩️ Вернуть» возвращает остаток на склад.
• «✅ Готовность к дате» показывает и рейсы по заданию — видно, что в пути, что привезено и чего не хватает.

Объявления по рангам и история

• Кто объявляет: руководитель — мастерам, складам, бригадирам, водителям, работникам, всем сразу или выбранным; мастер — своим бригадирам с бригадами, складу и водителям; бригадир — работникам своей бригады. Вверх и соседям писать нельзя.
• «📣 Рассылка» ведёт по шагам: охват → список получателей с числом → текст объявления (до 1 500 знаков) → предпросмотр → «📤 Отправить». Есть «✍️ Изменить текст», «👥 Получатели» и «🗑 Отмена».
• «📜 История рассылок» — последние 10 объявлений: дата, охват, получателей / дошло / прочитали; в карточке — имена и статусы. Мастер и бригадир видят свои рассылки, руководитель — все.
• «🔁 Повторить рассылку» доступен автору и руководителю; в истории видно, что это повтор.
• Контроль прочтения: получатель жмёт «✅ Прочитал»; автор видит счётчик, чужое объявление открыть нельзя, отметка не ставится дважды.
• У каждого сотрудника в меню — «📥 Объявления (N)» с числом непрочитанных. В журнале действий — «сделал рассылку» и «повторил рассылку».

Печать, выгрузка файлом, шаблоны и поиск

• «🖨 Печать и выгрузка» — шесть документов: заявки, задание (наряд), склад, рейсы, сотрудники, журнал действий. У каждого две кнопки: «🖨» — печатный текст с шапкой организации, датой, автором, таблицей, итогом и строкой подписи; «⬇️ CSV» — файл для Excel.
• Файл выгрузки уходит отдельным сообщением (разделитель «;», UTF-8 с BOM); если MAX не принял файл, бот отдаёт тот же состав текстом и отмечает это в журнале выгрузок.
• Матрица доступа: заявки — все роли по своим правам, задание и наряд — руководитель, мастер, бригадир, склад — плюс завхоз и снабженец, рейсы — плюс водитель, сотрудники — руководитель, мастер, бригадир, журнал — руководитель и мастер. Закрытый документ не печатается.
• Журнал выгрузок фиксирует каждую печать и выгрузку: кто, что, когда, сколько строк, размер файла и статус (файлом или текстом). В журнале действий — записи «print» и «export».
• «📋 Шаблоны заявок» — состав заявки сохраняется один раз и берётся в новую заявку кнопкой: в заявку по заданию («📝 Заявка по заданию» → «📋 Шаблоны») или в сборную заявку бригады («📋 В заявку бригады»). Хранится до 50 позиций, в списке — последние 30, счётчик использования виден в карточке.
• «🔍 Поиск» — единое поле: заявки, задания, склад, сотрудники, рейсы и журнал. Минимум два знака, по номеру «#12»; видимость по роли (работник — только свои заявки, бригадир — своя бригада, завхоз — заявки, склад, рейсы, руководитель — всё).
• Контроль: «🖨 Наряд» в карточке задания даёт подписной документ по работам, а выгрузки из журнала помогают сдавать отчётность заказчику.

Инструкция: руководитель

• 1) «👥 Сотрудники» → «➕ Мастер» — подключите мастеров (номер человек узнаёт кнопкой «🆔 Мой MAX ID»).
• 2) Назначьте завхоза: отдельный человек ролью «Кладовщик» или мастер бригады с ролью «Кладовщик» («✏️ Роли» в карточке сотрудника).
• 3) «🏗 Бригады» → «➕ Новая бригада» — название, объект, бригадир; код бригады — «📨 Код бригады».
• 4) «🏗 Задания» → «➕ Новое задание» — работы, объект, дата старта, бригада, напутствия и вложения.
• 5) Контроль: «✅ Готовность к дате», «📊 Сводка работ», «🧾 Все заявки», «⏰ Просрочки» и журнал действий. Если задание не роздано к сроку, эскалация придёт и вам.
• 6) «⚙️ Настройки учёта» — рабочее окно, таймеры лестницы заказа, время сводки, риск простоя, срок раздачи задания и «⏱ Эскалация выше (мин)». Руководитель видит весь цикл и может всё.
• 7) «📣 Рассылка» — объявление мастерам, складам, бригадирам, водителям и работникам (всем или выбранным); «📜 История рассылок» — кому ушло, кто прочитал, «🔁 Повторить рассылку».
• 8) «🖨 Печать и выгрузка», «📋 Шаблоны заявок» и «🔍 Поиск» — документы по заявкам, заданиям (наряд), складу, рейсам, сотрудникам и журналу печатным текстом или файлом CSV; шаблоны частых заявок и поиск по слову или номеру.

Инструкция: мастер

• 1) «👥 Сотрудники» → «➕ Бригадир» — бригадиров подключаете вы, бригада создаётся вместе с ним.
• 2) «👥 Сотрудники» → «➕ Водитель» — водители техники (автовышка, газель); в карточке укажите должность и технику.
• 3) «🏗 Задания» → «➕ Новое задание» — ставите задание бригаде: работы, объект, дата старта, напутствия и вложения.
• 4) Задание работникам раздаёт бригадир («📣 Раздать бригаде»). Если оно не роздано к сроку или работники не приняли его, вам и руководителю придёт эскалация.
• 5) «📥 Заявки бригадиров» — согласовать, отправить на склад или вернуть с пояснением.
• 6) «🛒 Заказы» — заказ на обеспечение приходит первым вам: видно, что заказать и к какой дате; отметка «✅ Обеспечено» закрывает вопрос.
• 7) Перед стартом: «✅ Готовность к дате» и «📣 Напомнить о задании» бригаде.
• 8) «📣 Рассылка» — объявления своим бригадирам с бригадами, складу и водителям; «📜 История рассылок» покажет прочтения.
• 9) «🖨 Печать и выгрузка» — наряд по заданию, заявки, склад, рейсы, сотрудники и журнал: печатным текстом или файлом CSV. Рядом — «📋 Шаблоны заявок» и «🔍 Поиск» по названию.

Инструкция: завхоз (кладовщик)

• 1) «📦 Проверить заявки» — очередь заявок по заданиям; откройте заявку → «📦 Проверить заявку».
• 2) По каждой позиции: «🟢 есть» / «🟢 отложить» (инструмент и техника) / «🟡 частично» (укажите, сколько есть) / «🔴 нет» — надо заказать выше.
• 3) Быстрый путь — «🤖 Проверить всё по складу»: бот пройдёт позиции по остаткам и покажет итог 🟢 / 🟡 / 🔴.
• 4) «🛒 Свести дефицит» — нехватка по заявке; «🛒 Что заказать» — общий свод по всем ближайшим заявкам, с датами и заданиями.
• 5) «📤 Заказать дефицит выше» / «📤 Заказать всё выше» — заказ уходит мастеру, затем снабженцу и руководителю.
• 6) Выдача: «🧰 Комплектовка» → «✅ Собрано» → «📤 Выдать бригадиру» (остаток списывается). Склад: «📦 Склад» — позиции, приход, минимум; «⏰ Просрочки» — невозвращённый инструмент.
• 7) Доставка: «🚚 Рейсы» → «➕ Новый рейс» — отметьте готовые заявки и водителя; привезённое бригадир принимает, и оно встаёт на «📦 Склад на объекте».
• 8) «📥 Объявления» — что объявил мастер или руководитель, отметка «✅ Прочитал».
• 9) «🖨 Печать и выгрузка» — складской отчёт, заявки и рейсы печатным текстом или файлом CSV; «📋 Шаблоны заявок» — частые заявки, «🔍 Поиск» — по названию позиции.

Инструкция: снабженец

• 1) Заказ на обеспечение приходит мастеру; если он не решён, через 30 рабочих минут подключаетесь вы.
• 2) «🛒 Заказы» → «🛒 ЗАКАЗ НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ»: что заказать (нужно / есть / заказать), по каким заданиям и к какой дате.
• 3) «✅ Обеспечено» — когда материалы у вас (закупка, привоз или резерв): позиции помечаются «есть», завхозу остаётся собрать и выдать комплект.
• 4) Уровень заказа виден в списке: «у мастера» → «у снабженца» → «у руководителя», рядом — сколько рабочих минут он ждёт.
• 5) «🛒 Закупки» — заявки на закупку, если согласование включено.
• 6) «🖨 Печать и выгрузка» — заявки и заказы печатным текстом или файлом CSV; «🔍 Поиск» — по названию позиции.

Режим «Смотреть как»

• В «⚙️ Настройки учёта» есть кнопка «👁 Смотреть как»: меню и разделы строятся глазами выбранной роли — удобно проверить интерфейс до подключения сотрудников.
• Кнопка «🎭 Роли для проверки» открывает разделы роли по-настоящему: «выкл» / «📦 Завхоз» / «📦 Завхоз + 🧑‍🔧 Мастер» / «🎭 Все роли» — весь цикл проходится одним аккаунтом.
• Права не сужаются: действия выполняются от имени руководителя, роль видна в журнале; в справочник сотрудников записи не добавляются, уведомления реальным людям не дублируются.
• «🧭 Инструкции по ролям» в меню — пошаговые подсказки для всех семи ролей: руководитель, мастер, бригадир, завхоз, снабженец, водитель, работник.
• «📖 Инструкция: учёт работ» — полное руководство; у каждой инструкции есть кнопки-ссылки «🌐 Инструкции на сайте» и «🌐 Руководство на сайте», а на сайте — страница maxhomebot.ru/guide-crm.html: тексты в боте и на сайте одни и те же, поэтому сотруднику не нужно искать, где свежее.

Что приходит руководителю

• Новые заявки — сначала бригадиру, затем тому, кто согласует; срочные помечаются «🚩 СРОЧНО».
• Согласованные заявки — складу «к выдаче»; комплектовка и выдача бригадиру — бригадиру и мастеру.
• Задания водителям (автовышка, газель) — водителю, статусы «принял / в пути / выполнено» — мастеру.
• Просрочки возврата и напоминания — сотруднику и складу.
• Ежедневная сводка за сутки и сводка «📊 Сводка работ» в любой момент.

Юридические документы и данные сотрудников

• Для внутреннего шаблона учёта работ публичная оферта, реквизиты оператора и согласие на обработку ПДн не требуются — сотрудник заходит в бот сразу, как только руководитель дал доступ.
• Так учёт работ отличается от клиентских шаблонов (магазин, запись, такси): там без юридических настроек и согласия клиенты не обслуживаются.
• Обработку данных сотрудников организация ведёт сама; вопросы отзыва и удаления данных решает руководитель.
• Раздел «🔐 Юр. сведения» в админ-панели учёта работ остаётся справочным: он показывает, что передала платформа, и на доступ сотрудников не влияет.